Diriger une entreprise signifie composer avec une quantité impressionnante de choses qui pourraient être faites.
Des projets sont déjà en cours lorsque de nouvelles idées apparaissent. Une demande arrive pendant qu’une décision attend d’être prise. Une possibilité intéressante se présente alors que l’équipe est déjà mobilisée ailleurs. Certaines tâches sont urgentes, plusieurs sont nécessaires et d’autres pourraient contribuer directement au développement de l’entreprise.
Dans ce contexte, avoir une longue liste de choses à faire n’est pas nécessairement un problème d’organisation. C’est souvent simplement la réalité d’une entreprise active, qui évolue et dans laquelle de nouvelles possibilités apparaissent continuellement.
La difficulté commence lorsque tout semble mériter la même attention.
Nous pouvons être très efficaces, terminer une quantité impressionnante de petites tâches et avoir malgré tout l’impression que les projets les plus importants avancent trop lentement. Non pas parce que nous n’avons pas suffisamment travaillé, mais parce que notre énergie a été répartie entre trop de choses.
La question utile devient alors : parmi tout ce qui pourrait être fait, qu’est-ce qui mérite réellement de passer en premier?
Commencer par voir l’ensemble
Il est difficile de prioriser ce que nous ne voyons pas clairement.
Lorsque les tâches, les idées, les suivis et les décisions sont dispersés entre notre mémoire, nos courriels, nos notes et les conversations de la journée, nous dépensons déjà une partie de notre attention simplement à essayer de ne rien oublier.
Une première étape très simple consiste à tout rassembler au même endroit : les tâches à terminer, les décisions en attente, les projets que nous aimerions développer, les suivis, les améliorations observées, les idées qui reviennent régulièrement et même ces « il faudrait un jour que… » que nous conservons parfois pendant des mois.
À ce moment-là, il n’est pas nécessaire de classer ni de décider. L’objectif est d’abord d’obtenir une vue suffisamment complète pour pouvoir regarder l’ensemble avec davantage de recul.
Cet exercice peut être révélateur. Certaines choses qui semblaient considérables lorsqu’elles revenaient continuellement à l’esprit retrouvent une dimension beaucoup plus raisonnable une fois écrites. À l’inverse, un projet discrètement repoussé depuis plusieurs semaines peut soudainement apparaître beaucoup plus stratégique que les nombreuses petites tâches qui ont pris sa place.
La liste n’est donc pas encore une solution. Elle nous donne simplement une meilleure base pour choisir.
Important ne veut pas toujours dire prioritaire
Presque toutes les responsabilités d’une entreprise peuvent être qualifiées d’importantes.
Répondre aux clients est important, tout comme suivre les finances, former l’équipe, améliorer un service, développer les ventes, entretenir des relations professionnelles, travailler sa visibilité, revoir un processus ou préparer un prochain projet.
Si le seul critère consiste à nous demander si quelque chose est important, la réponse sera très souvent oui et nous reviendrons rapidement au point de départ.
Il devient alors plus intéressant de réfléchir en termes d’impact.
Pour chaque élément, nous pouvons regarder ce qui pourrait réellement changer lorsqu’il sera accompli. Est-ce que cette action peut contribuer aux revenus, améliorer l’expérience d’un client, régler un problème récurrent, renforcer une relation importante, simplifier durablement une façon de travailler ou faire progresser un objectif déjà établi?
Il faut ensuite ajouter une autre dimension : cet impact est-il pertinent maintenant?
Une excellente idée ne doit pas nécessairement être développée immédiatement. Un projet peut présenter beaucoup de potentiel tout en dépendant d’une étape qui n’a pas encore été réalisée. Une amélioration souhaitable peut aussi attendre lorsqu’une autre action est susceptible de produire davantage de valeur dans la période actuelle.
Prioriser demande donc parfois de reconnaître qu’une chose mérite d’être faite, tout en décidant que ce ne sera pas maintenant.
Rapprocher l’intention du résultat
Nos listes contiennent souvent des éléments qui ressemblent à des tâches, mais qui sont en réalité des objectifs.
« Développer les ventes », « améliorer l’expérience client », « revoir le marketing », « travailler sur le site Web » ou « mieux structurer l’équipe » donnent une direction, mais aucune de ces formulations ne nous indique encore précisément ce que nous allons faire.
Plus une priorité reste large, plus il est facile de la repousser.
Prenons l’exemple de « développer davantage la clientèle corporative ». L’objectif peut être tout à fait pertinent, mais il reste encore très éloigné d’une action concrète.
En revanche, décider d’identifier vingt entreprises correspondant au profil recherché et de communiquer cette semaine avec les cinq premières permet immédiatement de commencer et, ensuite, d’observer un résultat.
L’ambition n’a pas changé. Ce qui a changé, c’est la distance entre l’objectif et l’action.
Le même principe peut être appliqué à presque tous les projets. Une refonte de site Web peut commencer par l’identification des cinq pages prioritaires. Une amélioration de l’expérience client peut commencer par l’analyse des commentaires reçus au cours des derniers mois. Un projet de développement commercial peut commencer par la création d’une liste de clients potentiels.
Une priorité devient beaucoup plus facile à mettre en mouvement lorsque nous pouvons répondre clairement à deux questions : quelle est la prochaine action et comment saurons-nous qu’elle est terminée?
Évaluer ce qui peut réellement créer du mouvement
Lorsque plusieurs actions semblent avoir un impact intéressant, un autre filtre peut aider à les départager : regarder à quelle distance elles se trouvent d’un résultat observable.
On peut même leur attribuer mentalement une valeur de 1 à 10. Une action proche de 10 pourrait être entreprise rapidement et produire un résultat concret. Une action située au milieu demeure intéressante, mais nécessitera davantage de temps ou plusieurs étapes. Une note faible correspondrait plutôt à une ambition ou à un projet encore éloigné de son exécution.
Il ne s’agit évidemment pas de transformer toutes les décisions en formule mathématique. L’intérêt de l’exercice est de nous obliger à distinguer une idée prometteuse d’une action capable de créer du mouvement maintenant.
Cette distinction permet aussi d’éviter un piège fréquent : consacrer beaucoup d’énergie à des projets séduisants ou stimulants alors qu’une action beaucoup plus simple pourrait produire un résultat utile rapidement.
Les grandes ambitions ont leur place. Les résultats à court terme aussi. Une entreprise a besoin des deux, mais ils ne demandent pas nécessairement notre attention au même moment.
Choisir trois priorités
Une fois les actions ayant le plus d’impact identifiées, arrive probablement la décision la plus exigeante : réduire la liste.
Choisir trois priorités principales est un exercice particulièrement intéressant parce qu’il oblige à départager plusieurs bonnes possibilités. Le véritable défi de la priorisation n’est pas toujours d’éliminer ce qui est inutile; il consiste souvent à déterminer laquelle de plusieurs choses pertinentes mérite notre attention en premier.
Les entrepreneurs sont naturellement exposés à de nouvelles idées, à des occasions et à de nombreuses possibilités d’amélioration. Cette capacité à voir ce qui pourrait être développé est précieuse, mais elle peut aussi multiplier les projets au point de disperser l’énergie disponible.
Limiter volontairement le nombre de priorités permet de continuer à accueillir les idées sans les transformer immédiatement en engagements.
C’est ici que le « pas maintenant » devient particulièrement utile.
Une idée mise de côté n’est pas abandonnée. Un projet qui attend n’est pas automatiquement en retard. Il peut simplement avoir été placé consciemment derrière quelque chose qui mérite davantage d’attention aujourd’hui.
Cette distinction permet de protéger ce que nous avons choisi sans fermer la porte à ce que nous pourrons développer plus tard.
Donner une place réelle à ce que nous avons choisi
Identifier trois priorités apporte de la clarté, mais encore faut-il leur donner les conditions nécessaires pour avancer.
Une priorité qui demeure uniquement inscrite sur une liste risque facilement d’être repoussée par les demandes qui arriveront demain matin. Lui réserver du temps dans le calendrier change la nature de l’engagement, puisque nous ne dépendons plus uniquement du moment où nous réussirons à « trouver du temps ».
Il n’est pas nécessaire de rechercher immédiatement une demi-journée complètement libre. Une première étape peut demander trente minutes, parfois beaucoup moins. Ce qui compte est de créer un moment pendant lequel la priorité choisie cesse d’être une intention et commence réellement à progresser.
Si un projet exige une soumission, l’action peut être de demander l’information nécessaire. S’il implique plusieurs personnes, elle peut être de planifier la rencontre qui permettra de démarrer. Si un document doit être créé, elle peut consister à préparer sa structure et à déterminer les informations dont nous aurons besoin.
Une petite action peut sembler modeste comparativement à l’ampleur du projet, mais elle réduit immédiatement la distance qui nous en sépare. Elle nous apporte aussi de nouvelles informations : ce qui manque, ce qui doit être ajusté, ce qui est plus simple que prévu ou l’étape à laquelle quelqu’un d’autre devra participer.
L’action permet souvent de comprendre la suite beaucoup plus facilement que lorsque nous essayons de prévoir l’ensemble du parcours avant même de commencer.
Utiliser les résultats pour mieux décider
Une fois une action réalisée, son résultat devient à son tour une information utile.
Une initiative peut fonctionner beaucoup mieux que prévu. Une autre peut demander énormément d’efforts pour très peu de résultats. Une hypothèse peut être confirmée, une réaction de client peut nous surprendre ou une nouvelle possibilité peut apparaître en cours de route.
Il est alors utile de regarder ce qui s’est réellement passé avant de poursuivre automatiquement dans la même direction. Est-ce que le résultat correspond à ce qui était attendu? Qu’est-ce qui a bien fonctionné? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré? Est-ce que cette expérience nous donne une information qui devrait influencer la prochaine étape?
Cette façon de travailler est particulièrement pertinente en entrepreneuriat, où les décisions doivent souvent être prises avec les informations disponibles à un moment précis. L’action permet ensuite d’en obtenir de nouvelles et d’ajuster la suite avec davantage de précision.
Une initiative qui fonctionne très bien peut mériter plus d’investissement. Une autre peut nous montrer que l’approche doit être modifiée. Il arrive aussi que le résultat nous confirme qu’un projet ne mérite finalement pas autant d’énergie que nous le pensions.
Dans tous les cas, nous avançons avec davantage d’information qu’avant.
Prioriser devient ainsi un processus vivant : choisir, agir, observer ce que l’action produit et utiliser cet apprentissage pour prendre la prochaine décision.
Un exercice à essayer dès aujourd’hui
Si votre liste est particulièrement longue actuellement, plutôt que d’essayer simplement de la terminer plus rapidement, accordez-vous une trentaine de minutes pour la regarder autrement.
Commencez par inscrire tout ce qui occupe votre esprit professionnel, sans faire le tri pendant que vous écrivez. Une fois l’ensemble devant vous, repérez les éléments susceptibles d’avoir le plus d’impact dans la période actuelle, puis vérifiez s’ils correspondent réellement à des actions ou s’ils sont encore formulés comme de grandes intentions.
Pour les éléments les plus prometteurs, identifiez la prochaine étape concrète et choisissez ensuite les trois qui méritent réellement de progresser maintenant.
Réservez un premier moment à chacune dans votre calendrier et, si possible, commencez immédiatement la première. Elle peut ne demander que quelques minutes; ce qui compte est qu’elle transforme votre choix en mouvement.
Au terme de l’exercice, la liste sera peut-être presque aussi longue qu’au départ, mais vous saurez beaucoup mieux où placer votre attention.
Et c’est précisément le résultat recherché.
Faire de la place à ce qui compte maintenant
Une entreprise qui évolue aura toujours de nouvelles choses à faire, et c’est aussi le signe qu’elle est vivante. De nouvelles idées apparaissent parce que nous observons des possibilités, de nouveaux projets naissent parce que nous voulons progresser et de nouvelles décisions deviennent nécessaires parce que ce qui fonctionnait hier peut avoir besoin d’évoluer demain.
L’objectif n’est donc pas de parvenir un jour à une liste complètement vide.
Ce qui peut évoluer, en revanche, est notre capacité à regarder toutes les possibilités qui se présentent, à reconnaître celles qui méritent notre attention maintenant et à leur donner suffisamment de place pour produire un véritable résultat.
J’ai abordé un aspect complémentaire dans mon article sur l’automatisation des tâches répétitives pour protéger notre attention. Les outils et les systèmes peuvent libérer un espace précieux; la priorisation nous aide à décider comment utiliser cet espace de la manière la plus utile.
Nous n’avons pas besoin que tous les projets avancent simultanément pour faire progresser une entreprise. Savoir choisir ce qui mérite d’avancer maintenant, lui accorder une véritable place et utiliser les résultats obtenus pour guider les prochaines décisions permet déjà de transformer une longue liste de possibilités en progrès concrets.
Et parmi tout ce qui se trouve actuellement sur votre liste, il y a probablement une première action que vous pouvez entreprendre aujourd’hui.
