Si vous désirez améliorer votre productivité au bureau, assurez-vous que l’espace où vous travaillez est propre et ordonné de façon à éliminer les distractions, vous sauver du temps et vous inciter à vous dépasser. Voici quelques conseils pour vous aider à y arriver.
1. Désencombrez votre bureau. Dégagez une section à la fois en triant et en jetant ou en déchiquetant les documents ou les articles dont vous n’avez plus besoin. Assurez-vous que les systèmes d’exploitation et les logiciels antivirus de tous vos ordinateurs et vos appareils mobiles sont à jour. Si votre espace de travail est encombré d’objets inutiles et si vos systèmes d’exploitation ne sont pas à jour, votre efficacité risque d’en souffrir.
2. Aménagez adéquatement la pièce. Élevez l’écran de votre ordinateur à la hauteur de vos yeux et placez-le à environ 17 pouces de votre corps. Si vous avez une webcam, recouvrez-la avec un papillon adhésif ou un morceau de ruban adhésif pour plus de sécurité. Gardez à portée de la main les objets que vous utilisez régulièrement et placez le reste dans des tiroirs ou de jolies boites de rangement. Il est préférable de regrouper les articles selon leur utilisation afin d’avoir un espace de travail épuré.
3. Classez vos dossiers. La plupart de vos documents sont probablement sauvegardés dans votre ordinateur, mais il vaut la peine de les organiser comme vous le feriez s’il s’agissait de dossiers papier. Sauvegardez régulièrement les dossiers importants ou uniques sur un dispositif de sauvegarde externe et sécuritaire et jetez les dossiers temporaires. Choisissez ensuite un système de classification et d’étiquetage en fonction de vos besoins.
4. Choisissez soigneusement vos objets personnels et vos aide-mémoires. Selon les experts, il est préférable de garder au plus trois articles personnels qui sauront vous inspirer sans pour autant vous distraire. Ne placardez pas votre espace de notes adhésives car elles finiront par nuire à votre efficacité.
5. faites l’inventaire de vos appareils. Arrêtez de conserver ou de simplement vous défaire de vos anciens téléphones cellulaire et ordinateurs de bureau. Avant de les recycler selon les normes locales ou de les revendre, assurez-vous d’avoir sauvegarder et supprimer toutes vos informations personnelles. Le matériel informatique interne peut être enlever des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables, mais cela les rend plus difficile à réutiliser. Pour les dispositifs mobiles, encryptez d’abord l’appareil et ensuite, effectuez une réinitialisation des paramètres d’usine.
6. Planifiez des zones de travail. Même si vous avez seulement un bureau, il est possible de diviser la surface en différentes zones de travail ce qui vous permettra de mieux vous concentrer sur vos tâches. Allouez une section à votre ordinateur et gardez de l’espace pour lire des rapports, signer des documents ou rédiger des textes.
7. Protégez votre vie privée. Les gens ont souvent tendance à garder dans leur bureau certains documents personnels comme les relevés bancaires. Gardez les documents confidentiels dans un tiroir sous clé et assurez-vous d’installer une suite logicielle de sécurité qui regroupe un antivirus, un anti-logiciel espion et un coupe-feu afin de protéger vos documents et les documents confidentiels de votre entreprise. Utilisez des outils d’authentification efficaces comme la biométrie, des clés de sécurité ou des mots de passe uniques pour sécuriser vos appareils mobiles.
Pour en savoir davantage, consultez le site www.pensezcybersecurite.gc.ca.
Source: L’Edition Nouvelles
